Los archivos desde una mirada tradicional

Desde épocas remotas, los archivos han tenido como funciones principales la reunión, descripción, control y difusión de la gran masa documental generada y recibida por las instituciones en las que se encuentran insertos. Para realizar estas funciones, han contado con recursos materiales, económicos y humanos, muchas veces escasos e insuficientes. Sin embargo, como resultado de su esfuerzo y trabajo, los archivos han logrado numerosos fondos documentales organizados y descritos en forma general a través de inventarios, herramienta ésta que ha sido de gran utilidad para la búsqueda de información durante mucho tiempo, a pesar de no permitir búsquedas cruzadas y combinadas por diversos criterios.

Ocupados en tareas de gestión de fondos y en la elaboración de instrumentos de descripción y métodos de recuperación de información, poco ha sido el tiempo destinado por los centros de archivos para resolver cuestiones de accesibilidad de la información hasta bien entrado el siglo XX. Cabe entonces plantearse cómo han cumplido los archivos con la función de difusión. La realización de exposiciones, la publicación de bibliografías sobre fuentes, o de guías, catálogos e inventarios del archivo han sido algunos de los principales mecanismos utilizados, pero estos mecanismos han tenido siempre un alcance limitado. Exposiciones que han implicado desplazamientos de un lugar a otro por parte de los interesados en asistir a ellas, si no se contaba con el beneficio de residir en el mismo lugar. Guías de archivo publicadas en escasos tirajes, que han terminado en manos de quienes ya eran usuarios frecuentes del archivo: usuarios internos, miembros de la propia institución, así como también investigadores profesionales y eruditos, que contando con los medios para costearse el traslado hasta la sede del centro, han dedicado horas y horas a la lectura de los inventarios -en el mejor de los casos- y al estudio de la historia de la propia institución hasta encontrar aquellos documentos que necesitaban para su investigación.

Éste ha sido el panorama de los archivos… hasta la aparición de Internet.

Archivos, nuevas tecnologías de información e Internet

A mediados del siglo XX surgen una serie de tecnologías que permitieron automatizar funciones tradicionales desarrolladas por los centros de información, siendo las bibliotecas y centros de documentación los principales beneficiarios, puesto que para alcanzar la automatización de procesos se requería previamente su normalización, paso que estos centros de información habían iniciado décadas atrás. En el caso particular de los archivos, esta etapa se postergó hasta finales del siglo XX, motivado por la falta de normalización de sus procesos, el escaso consenso internacional para la elaboración de normas de descripción archivística y por el limitado interés -o tal vez desconocimiento-, por parte de los profesionales archiveros y de las autoridades de la institución a la que pertenece el archivo, en las nuevas herramientas disponibles para modernizar y optimizar los procesos y servicios del centro.

En la década de 1990 se produce un hecho que, con velocidad estrepitosa, ha cambiado drásticamente la manera de pensar, de trabajar, de estudiar, de disfrutar del ocio, de todos los habitantes del mundo. Aparece Internet y con ella la “World Wide Web (WWW)”. Queda claro que la importancia que ha cobrando Internet como medio de comunicación y difusión de información es algo que no puede negarse. La posibilidad de comunicación y acercamiento virtual entre los diversos profesionales de distintas instituciones de forma rápida y económica -a través del correo electrónico, del Chat, de foros de discusión-, el intercambio y la transferencia de archivos y documentos a una velocidad pasmosa y en tiempo real, el acceso a monografías y publicaciones periódicas en formato electrónico que brindan información no sólo de calidad sino de actualidad, son algunos de los aportes de la red de redes al mundo de la información.

Pero para los archivos, Internet ha significado algo más… Les ha permitido ejecutar una de sus funciones principales hasta entonces relegada: la difusión de sus fondos. A través de la WWW, los archivos han podido dejar atrás la aparente invisibilidad e inaccesibilidad que los han caracterizado durante siglos, volviéndose visibles en un mundo que valora cada vez más la información y que exige de los centros de información una atención rápida, eficiente y de calidad. Con el advenimiento del paradigma del archivo virtual, la comunidad de archiveros se ha visto en la necesidad de reflexionar acerca de sus funciones y prioridades, redefiniendo su espacio de trabajo. Internet se ha convertido así en un motor de cambio de la imagen de los archivos, tal como lo define M. Sebastià, impulsando el redimensionamiento de los servicios archivísticos, favoreciendo un cambio de actitud frente a los usuarios y sus necesidades de información, y promoviendo la cooperación entre profesionales e instituciones del área.

Ante este contexto, a lo largo de las últimas décadas del siglo XX y la aún inconclusa primera década del siglo XXI, los archivos han dirigido sus esfuerzos a aprovechar las posibilidades que brindan las nuevas tecnologías para facilitar la gestión del trabajo, buscando optimizar la difusión y uso de sus propios recursos a través del ciberespacio. Es cierto que esta tendencia, que incrementa la presencia de los archivos en Internet, se ha visto favorecida e impulsada a la vez por las exigencias de los usuarios de archivo, que ya no sólo son los eruditos e investigadores sino todos los habitantes del mundo, cada vez más acostumbrados a realizar a través de la red de redes todo tipo de consultas sobre los más diversos temas, y a acceder a servicios en línea para conocer sus estados bancarios, realizar la declaración de la renta, comprar pasajes aéreos, inscribirse en y asistir a cursos de actualización profesional, etc., sin desplazarse de su domicilio; personas que no conciben que el archivo no pueda ofrecerles una atención similar a la que encuentran como respuesta a sus otras necesidades en la red de redes.

Tal como expresa S. Ruiz Pérez, “la mejor forma de estar presente en Internet es a través de páginas web”, ya que mediante este recurso se pueden brindar servicios e información relevantes y de calidad, de forma fácil y rápida, y a un costo accesible; establecer un medio de comunicación interactivo entre el usuario y el archivo, que favorezca sentimientos de pertenencia a la institución y sensaciones de transparencia del trabajo realizado; posibilitar la reducción de costes no sólo para el usuario, que evita desplazamientos innecesarios hasta la sede del archivo, sino para el propio centro que tiene ahora la oportunidad de llegar a más lugares y a más usuarios, brindando nuevos y mejores servicios, y todo ello sin grandes inversiones presupuestarias.

Esta concepción ha sido rápidamente entendida por los países anglosajones, quienes llevan la delantera en el uso de Internet como principal vehículo de comunicación y difusión de sus archivos, especialmente en lo que se refiere a los centros de la administración pública norteamericana, tal como señala B. Martínez Raduà. A la cola de estas iniciativas se encuentra la Unión Europea que, enmarcada en el contexto de la Sociedad de la Información, ha procurado la implantación de programas de mejora de los centros de información, con especial interés en los entornos de la administración pública, con miras a conseguir una e-administración eficaz y transparente.

Por su parte, organizaciones internacionales como la UNESCO o el Consejo Internacional de Archivos han aprovechado la gran vidriera que es Internet para aportar -entre otras cosas- directorios de archivos, como una forma de acercar éstos a todos los habitantes del mundo, mientras cada archivo en particular busca la forma de obtener su propio lugar en este gran ciberespacio.

Estas acciones dejan entrever que los archivos no están desaprovechado -ni pueden desaprovechar- la oportunidad que se les brinda para dar a conocer al mundo entero sus valiosos fondos y los servicios que pueden prestar a la sociedad.

Archivos universitarios e Internet

Desde hace varias décadas, instituciones de todo tipo han querido figurar en Internet, y los archivos universitarios no han estado exentos de este deseo. Pero antes de entrar en tema, es preciso determinar qué se entiende por archivo universitario en el contexto del presente trabajo. Una rápida mirada a los tradicionales diccionarios de archivística y ciencias afines permite detectar la ausencia del término en los mismos, a pesar de la inclusión de otros equivalentes a diversos tipos de archivos como son los eclesiásticos, militares, notariales, de empresa, etc. Sin embargo, no todos los diccionarios presentan esta carencia; tal es el caso del Diccionario del archivero bibliotecario de Luis García Ejarque en el que el archivo universitario es definido como el “archivo histórico y administrativo que recoge y conserva la documentación producida y recibida por una universidad en el ejercicio de su actividad”.

No obstante, se considera mucho más rica la definición elaborada por la Conferencia de Archiveros de Universidades españolas1, definición que, a lo largo de sus casi diez años de existencia, ha sido fuente de inspiración y punto de partida para otros autores que han sabido enriquecerla aún más. Así, puede decirse que el término archivo universitario implica básicamente:

- Un servicio especializado en la gestión, custodia, conservación y difusión de los documentos acumulados por la universidad con fines administrativos, docentes, de investigación y culturales.

- Un patrimonio documental conformado por el conjunto de documentos generados o recibidos por los órganos de gobierno universitario, por los órganos de representación universitaria, por las diversas unidades administrativas y académicas, y por las escuelas e institutos dependientes de la universidad; cualquiera sea su fecha, formato o soporte material; sin importancia de la fase en que se encuentren y su ubicación; reunidos, organizados y conservados para facilitar las funciones que la universidad tiene encomendadas, para la información y la gestión administrativa, para la docencia y la investigación, y para la cultura. Asimismo se contempla, dentro de este conjunto de documentos, aquella documentación generada o recibida por las personas físicas al servicio de la universidad en el ejercicio de sus funciones docentes, de investigación y administrativas, así como los conjuntos documentales de muy diversa índole, cedidos o donados a la universidad, tales como archivos particulares de eruditos, archivos de empresas o fundaciones, etc.

Básicamente, el servicio de archivo universitario procura:

- Colaborar con los órganos de gobierno y administración universitarios en el diseño, ejecución y mantenimiento de la política archivística y del sistema de archivos de la universidad.

- Elaborar o proponer la reforma del reglamento del archivo universitario.

- Recoger, organizar, gestionar, conservar y difundir el patrimonio documental de la universidad, con miras a servir de salvaguarda de derechos en la gestión administrativa, y con el objeto de facilitar su acceso y consulta por parte de la comunidad universitaria en particular y por los ciudadanos en general, de acuerdo con la legislación vigente, contribuyendo a la racionalización y calidad del sistema archivístico universitario.

- Identificar y valorar las series documentales producidas por las dependencias universitarias.

- Establecer criterios relativos a la transferencia, organización, conservación e instalación, descripción, préstamo y expurgo de documentos, redactando las normas técnicas correspondientes que posibiliten la correcta gestión del fondo documental.

- Asesorar y coordinar a los diferentes archivos de gestión en lo que refiere a la organización y tratamiento técnico de la documentación.

- Elaborar instrumentos de descripción y control adecuados que favorezcan una óptima difusión y recuperación de la información.

- Planificar y promover actividades de difusión del patrimonio documental universitario, encaminadas a favorecer la integración del servicio de archivo en la vida académica y cultural de la universidad.

Una vez circunscrito el término en cuestión, queda por decir que es evidente el deseo y la necesitad de obtener visibilidad por parte de los archivos universitarios, con miras a cumplir con una de sus funciones principales, la difusión de sus fondos. Esta búsqueda de visibilidad ha llevado a los archivos universitarios ha poner manos a la obra y publicar en la red de redes sus propios sitios web. O al menos una parte de estos archivos lo han hecho… Y es el análisis de la presencia en Internet de los archivos universitarios circunscriptos a países del continente americano cuyo idioma oficial es el español la razón de ser del presente trabajo.

_______________

Notas

1 http://www.crue.org/CAU/inicio.htm.

El presente trabajo se realiza como proyecto final para la aprobación del Master en Archivística, 5ta. edición, correspondiente al ciclo 2004/2005, organizado por la Universidad Carlos III de Madrid.

El propósito que persigue esta investigación es:

- 1. Detectar la presencia en Internet de archivos universitarios existentes en países del continente americano cuyo idioma oficial sea la lengua española, es decir:

- Argentina
- Bolivia
- Chile
- Colombia
- Costa Rica
- Cuba
- Ecuador
- El Salvador
- Guatemala
- Honduras
- México
- Nicaragua
- Panamá
- Paraguay
- Perú
- Puerto Rico
- República Dominicana
- Uruguay
- Venezuela

2. Relevar y analizar los sitios web de archivos universitarios localizados, prestando especial atención a los contenidos que suelen incluirse en estos sitios web, referidos a cuestiones organizativas del centro de archivo, datos de contacto, servicios disponibles, fondos custodiados, reglamentaciones establecidas y otros tópicos de interés.

Con miras a la concreción de los objetivos antes expuestos, se ha procedido a aplicar los siguientes pasos metodológicos:

1. Relevamiento bibliográfico sobre el tema.

2. Selección y consulta de fuentes para determinar la muestra de sitios web de archivos universitarios a estudiar.

3. Determinación de la muestra a estudiar.

4. Establecimiento y definición de los criterios a analizar en cada uno de los sitios web de archivos universitarios pertenecientes a la muestra.

5. Navegación de los sitios web de archivos universitarios seleccionados, y análisis de los mismos en función de los criterios definidos en el paso anterior.

6. Análisis estadístico de los datos obtenidos durante el relevamiento de los sitios web de archivos universitarios seleccionados.

7. Obtención de conclusiones a partir del análisis estadístico.

Para una mejor comprensión de la metodología, se incluyen a continuación algunas precisiones sobre los cuatro primeros pasos mencionados.

Relevamiento bibliográfico sobre el tema

Básicamente, puede decirse que la bibliografía consultada para la realización del presente trabajo se agrupa en tres clases bien diferenciadas:

- Bibliografía sobre archivos universitarios

- Bibliografía sobre archivos e Internet

- Bibliografía sobre pautas y criterios generales para analizar sitios web

En el primer grupo se encuentran documentos donde se define el concepto de archivo universitario, estableciendo sus funciones y características principales. También se contemplan aquí documentos que tratan sobre archivos universitarios específicos, donde se describe su organización y estado actual.

En el segundo grupo, pueden incluirse una serie de documentos que tratan sobre la inserción de los archivos en Internet, las posibilidades que las nuevas tecnologías de información brindan a los archivos, así como ejemplos concretos de archivos virtuales.

Por último, en el tercer grupo de documentos pueden encontrarse pautas y criterios de lo más variados para evaluar sitios web y recursos de información en línea. Estos criterios pueden apuntar a aspectos de accesibilidad, usabilidad, contenidos específicos, etc.

Selección y consulta de fuentes para determinar la muestra de sitios web de archivos universitarios a estudiar

Contemplando que el objeto de análisis del presente trabajo son los sitios web de archivos universitarios existentes en países del continente americano cuyo idioma oficial sea el español, se ha procedido a la consulta de las siguientes fuentes para determinar la muestra a estudiar:

Archives Portal, UNESCO

http://portalunesco.org/ci/en/ev.php-URL_ID=5761&URL_DO=DO_TOPIC&URL_SECTION=201.html

Cuenta con un amplio directorio de archivos de todas partes del mundo, agrupados por especialidades y países, de forma que es posible la consulta por el criterio de archivos universitarios y por los países de interés para el presente trabajo.

Censo-Guía de archivos de España e Iberoamérica, Ministerio de Cultura de España

http://aer.mcu.es/sgae/index_censo_guia.jsp

Reúne información sobre archivos existentes en España e Iberoamérica, clasificados por especialidad y país, facilitando así la búsqueda por el criterio de archivos universitarios y por los países de interés para el presente trabajo.

Members : Section on University and Research Institution Archives, Internacional Council on Archives (ICA)

http://www.ica.org/members.php?pbodycode=SUV&plangue=eng

La ICA cuenta con una sección específica para archivos universitarios. En ella, dispone de un listado de los archivos participantes, pertenecientes a distintos países del mundo.

Repositories of primary sources, University of Idaho Libary (Terry Abraham, comp.)

http://www.uidaho.edu/special-collections/Other.Repositories.html

Se trata de una lista de cerca de 5.000 sitios web -de todas partes del mundo- que describen conjuntos de manuscritos, archivos, libros raros, fotografías históricas y otras fuentes primarias de interés para la investigación académica, compilado por Terry Abraham.

Directorio web de archivos iberoamericanos, Fundación MAPFRE Tavera

http://www.mapfre.com/fundaciones/es/FundacionMapfreTavera/archivos/ar_directorio/ardir_directorio_su1.shtml?ruta=Archivos%20Iberoamericanos|Directorio%20Web&seccion=archivos/ar_directorio&idm=0900ab3780ed5477

Recopila información sobre archivos existentes en Iberoamérica, agrupados por país y luego por especialidad.

Búsqueda avanzada deGoogle

http://www.google.es

Mediante la opción de búsqueda avanzada, Google permite realizar una consulta compleja combinando los siguientes criterios:

- Palabra siempre presente: archivo

- Palabras opcionales: central, general, histórico, institucional, universitario, universidad

- Dominio: . edu y .ac para referirse a dominios de temática educativa

- País: .ar (Argentina), .bo (Bolivia), .cl (Chile), .co (Colombia), .cr (Costa Rica), .cu (Cuba), .do (República Dominicana), .ec (Ecuador), .gt (Guatemala), .hn (Honduras), .mx (México), .ni (Nicaragua), .pa (Panamá), .pe (Perú), .pr (Puerto Rico), .py (Paraguay), .sv (El Salvador), .uy (Uruguay) y .ve (Venezuela)

Determinación de la muestra a estudiar

Aspecto cualitativo

A partir de las fuentes consultadas se ha elaborado un listado preliminar de archivos universitarios hispanoamericanos. Dicho listado ha sido sometido posteriormente a un análisis, a efectos de determinar -y finalmente seleccionar- los archivos que cumplieran con los siguientes requisitos:

- El archivo debe poder englobarse dentro de la definición de archivo universitario que guía al presente trabajo: “…aquél que reúne el conjunto de documentos generados o recibidos por los órganos de gobierno universitario, por los órganos de representación universitaria, por las diversas unidades administrativas y académicas, y por las escuelas e institutos dependientes de la universidad; cualquiera sea su fecha, formato o soporte material; sin importancia de la fase en que se encuentren y su ubicación; reunidos, organizados y conservados para facilitar las funciones que la universidad tiene encomendadas, para la información y la gestión administrativa, para la docencia y la investigación, y para la cultura…”.

- El archivo universitario -sea general, intermedio o histórico- debe reunir la documentación de toda la Universidad, entendida ésta en su conjunto. Quedan excluidos los archivos parciales de facultades, centros, colegios, así como colecciones de documentos personales o de otras instituciones ajenas a la Universidad que pudieran encontrarse en un archivo universitario.

- El archivo universitario debe poseer sitio web.

Aspecto cuantitativo

Finalmente, se ha obtenido una muestra compuesta por un total de 42 sitios web, correspondientes a archivos universitarios generales e históricos existentes en países del continente americano cuyo idioma oficial es el español. Lamentablemente no es posible establecer qué porcentaje de archivos cubre esta cifra respecto de la totalidad de archivos universitarios existentes en Hispanoamérica, puesto que no se han encontrado fuentes completas y fiables en las que conste el número exacto de archivos universitarios hispanoamericanos existentes.

Es preciso mencionar que en 8 de los 19 países del continente americano analizados no se han podido localizar sitios web de archivos universitarios; tal es el caso de Cuba, República Dominicana, Ecuador, El Salvador, Honduras, Nicaragua, Panamá y Paraguay. En cuanto a los restantes países, la cantidad de sitios web localizados es la siguiente:

- Argentina: 2
- Bolivia: 1
- Chile: 4
- Colombia: 10
- Costa Rica: 2
- Guatemala: 1
- México: 9
- Perú: 3
- Puerto Rico. 2
- Uruguay: 1
- Venezuela: 7

Para consultar el listado completo de los archivos universitarios hispanoamericanos localizados en Internet véase el Anexo.

Establecimiento y definición de los criterios a analizar en cada uno de los sitios web de archivos universitarios pertenecientes a la muestra

En función de los objetivos que persigue el presente trabajo, y a partir de la bibliografía consultada, se ha elaborado un listado de criterios a ser evaluados en cada sitio web analizado. A continuación se presentan dichos criterios, brindando las explicaciones pertinentes en cada caso.

1. Organización del archivo

Bajo este epígrafe se engloban los siguientes criterios:

- Tipología: ¿A qué tipo de archivo pertenece el Centro, es decir, qué edad tienen los documentos que custodia?

- Historia: ¿El sitio web incluye información histórica acerca del Archivo y/o del edificio que alberga al Archivo?

- Misión: ¿En el sitio web se menciona cuál es la misión que persigue el Archivo?

- Competencias y funciones: ¿En el sitio web se mencionan cuáles son las competencias y funciones del Archivo?

- Estructura orgánica: ¿En el sitio web se incluye la estructura orgánica del Archivo, y cómo éste se sitúa en el organigrama de la institución mayor?

2. Medios de coordinación del archivo

Bajo este epígrafe se engloban los siguientes criterios:

- Dirección postal: ¿En el sitio web se incluye la dirección postal del Archivo?

- Teléfono: ¿En el sitio web se indica el teléfono del Archivo?

- Fax: ¿En el sitio web se indica el número de fax del Archivo?

- Correo electrónico: ¿El sitio web indica alguna cuenta de correo electrónico a través de la cual contactar al Archivo?

- Personal: ¿El sitio web informa cuál es el personal del Archivo y los medios existentes para establecer contacto con él?

- Horario: ¿El sitio web incluye información acerca del horario de apertura y atención de usuarios?

3. Servicios del archivo

Bajo este epígrafe se engloban los siguientes criterios:

- Descripción de los servicios brindados: ¿En el sitio web se mencionan o describen los servicios que brinda el Archivo?

- Formulario .doc/.pdf de solicitud de información/documentos: ¿El sitio web dispone de formulario de solicitud de información/documentos para imprimir y enviar por correo postal o fax?

- Formulario web de solicitud de información/documentos: ¿El sitio web dispone de formulario de solicitud de información/documentos en formato electrónico?

- Formación de usuarios: ¿El Archivo ofrece cursos de formación de usuarios, según la información publicada en su sitio web?

- Visitas guiadas: ¿El Archivo ofrece visitas guiadas, según su sitio web?

- Exposiciones: ¿El Archivo realiza exposiciones, según su sitio web?

4. Fondos disponibles en el archivo

Bajo este epígrafe se engloban los siguientes criterios:

- Cuadro de clasificación: ¿Desde el sitio web del Archivo se tiene acceso al cuadro de clasificación?

- Descripciones, relaciones, menciones: ¿En el sitio web se incluyen relaciones o descripciones acerca del contenido del Archivo?

- Guía: ¿Se incluye una guía del Archivo en el sitio web?

- Inventarios: ¿Se incluyen inventarios de fondos del Archivo en el sitio web?

- Catálogos: ¿En el sitio web se incluyen catálogos de fondos?

- Bases de datos: ¿El Archivo cuenta con bases de datos para la consulta de sus fondos? ¿Existe la posibilidad de consulta en línea a través del sitio web?

- Acceso a textos completos: ¿Desde el sitio web del Archivo se tiene acceso a documentos digitalizados o electrónicos que forman parte del fondo?

- Publicaciones: ¿Se incluye en el sitio web una relación de las publicaciones realizadas con material del Archivo?

5. Reglamentaciones del archivo

Bajo este epígrafe se engloban los siguientes criterios:

- Reglamento: ¿Se incluye en el sitio web el reglamento del Archivo?

- Política de adquisiciones: ¿En el sitio web se incluye información sobre la política de adquisiciones de fondos que tiene el Archivo?

- Manual de gestión/procedimientos: ¿Se incluye en el sitio web el manual de gestión o de procedimientos del Archivo?

- Directrices sobre acceso al Archivo y a sus fondos: ¿En el sitio web se incluye información acerca del acceso al Archivo y a los documentos que posee?

- Directrices sobre consulta de documentos: ¿En el sitio web se incluye información acerca del uso y consulta de los fondos del Archivo?

- Directrices sobre reproducción de documentos: ¿En el sitio web se incluye información acerca de la reproducción de documentos pertenecientes al Archivo?

6. Información del valor añadido

Bajo este epígrafe se engloban los siguientes criterios:

- Sobre el archivo mismo: ¿En el sitio web del Archivo se brinda información acerca de transportes a utilizar para ir a la sede del centro, se incluyen FAQ, informes técnicos, proyectos, boletín de noticias/novedades, buzón de sugerencias, fotos del centro?

- Sobre archivística: ¿En el sitio web del Archivo se brindan nociones teóricas sobre la archivística, legislación archivística, glosarios de términos?

- Sobre recursos disponibles en Internet: ¿El sitio web incluye enlaces a otros archivos, a asociaciones profesionales, a foros, a recursos archivísticos de interés?

7. Cuestiones de normas

Bajo este epígrafe se engloban los siguientes criterios:

- Posicionamiento: ¿El Archivo dispone de página web propia o cuelga de una página institucional (Secretaría General, Biblioteca)?

- Búsqueda: ¿El sitio web incluye mapa y buscador?

- Otras cuestiones: ¿El sitio web incluye contador de visitas?

8. Datos administrativos

Bajo este epígrafe se engloban los siguientes criterios:

- Fechas: ¿El sitio web indica fecha de creación y de actualización?

- Responsabilidades: ¿Se indica quién es el responsable del sitio?

Analizando el contenido de los sitios web de archivos universitarios hispanoamericanos

Se incluyen a continuación los primeros análisis efectuados a partir de la aplicación de los criterios establecidos previamente a los sitios web que constituyen la muestra de este trabajo, correspondientes a archivos universitarios existentes en países del continente americano cuyo idioma oficial es el español.

Los resultados se presentan en el orden en que han sido expuestos dichos criterios de análisis en el capítulo anterior.

Organización delArchivo

Tipología

Como puede observarse en el gráfico 1, es mayoritaria la presencia de sitios web de archivos universitarios generales (62%), en comparación con los archivos universitarios históricos (38%).

Algunos comentarios:

- El país que presenta mayor porcentaje de sitios web de archivos universitarios históricos es México (78%); por su parte, el que presenta mayor porcentaje de archivos universitarios generales es Venezuela (86%), seguido de Chile (75%) y Colombia (70%).

- El 100% de los sitios web de Bolivia, Costa Rica, Guatemala y Uruguay corresponde a archivos universitarios generales, mientras que en el caso de Puerto Rico el 100% corresponde a archivos históricos.

- Por último, cabe mencionar que el porcentaje de sitios web de archivos universitarios históricos existentes en Perú y Argentina varía entre 34 y 50.

Historia

En base a los datos recopilados, puede decirse que poco más de la mitad de los sitios web de archivos universitarios (52%) no brinda información histórica acerca del centro, mientras que un 5% de los sitios presenta reseñas históricas sobre el archivo y su edificio, y un 43% incluye solamente información sobre la historia del archivo (véase gráfico 2).

Algunos comentarios:

- La totalidad de los sitios web de Argentina, Bolivia, Guatemala, Puerto Rico y Uruguay no brindan datos históricos de ningún tipo.

- Chile cuenta con más del 70% de sus sitios web con información sobre la historia del archivo universitario.

- El 50% de los sitios de Costa Rica y el 11% de los sitios mexicanos brinda información histórica sobre el archivo y su edificio.

- Por su parte, Perú, Venezuela y Colombia presentan porcentajes que oscilan entre 33 y 50 para aquellos sitios que ofrecen información histórica del archivo, específicamente.

Misión

Puede decirse que un alto porcentaje (69%) de sitios web de archivos universitarios hispanoamericanos incluye la misión que persigue el Archivo (véase gráfico 3).

Algunos comentarios:

- La mitad de los sitios argentinos, chilenos y costarricenses menciona la misión del centro, mientras que también lo hacen pero en su totalidad (100%) los sitios de Puerto Rico, Uruguay y Venezuela. Por el contrario, el 100% de los sitios bolivianos y guatemaltecos no incluye información al respecto.

- Los sitios web de Perú, México y Colombia presentan porcentajes que oscilan entre los 33 y los 80 para aquellos sitios que brindan información sobre la misión del archivo.

Competencias y funciones

Se establece un porcentaje relativamente alto (62%) de sitios web de archivos universitarios que mencionan las funciones y competencias del centro, tal como puede observarse en el gráfico 4.

Algunos comentarios:

- El 50% de los sitios web de archivos universitarios existentes en Argentina, Chile y Costa Rica mencionan las competencias del centro, porcentaje que se incrementa en Colombia (70%) y disminuye en países tales como México y Perú (33% en ambos casos).

- Si bien el 100% de los sitios bolivianos no brinda información al respecto, los sitios de Guatemala, Puerto Rico, Uruguay y Venezuela alcanzan el 100% para aquéllos que informan de las funciones del archivo.

Estructura orgánica

Mientras que un 2% de los sitios web estudiados presenta información sobre el organigrama del archivo y su posición en la estructura orgánica de la institución mayor, sólo un 10% incluye el organigrama del archivo, y un 88% no brinda información al respecto (véase gráfico 5).

Algunos comentarios:

- El 100% de los sitios web de archivos universitarios existentes en Argentina, Bolivia, Chile, Costa Rica, Guatemala, México, Perú, Puerto Rico y Uruguay no brindan información acerca de la estructura orgánica del archivo.

- Destaca Venezuela con un 14% de sitios web que incluyen el organigrama del archivo y de la institución mayor de la cual éste depende, y con un 43% de sitios web que solamente brindan información sobre la estructura orgánica del centro.

Medio sde contacto con el Archivo

Direcciñon postal

Poco más de la mitad (55%) de los sitios web de archivos universitarios existentes en países del continente americano brinda información acerca de la dirección postal del centro (véase gráfico 6).

Algunos comentarios:

- El 100% de los sitios web de archivos universitarios existentes en Argentina, Bolivia y Guatemala no incluye información acerca de la dirección postal.

- Caso contrario ocurre con Uruguay y Costa Rica, donde el 100% de los sitios web incluyen el dato domiciliario.

- Sólo los sitios chilenos superan el 70% para aquéllos que informan la dirección postal del centro; mientras que los sitios web de archivos universitarios existentes en Perú, México, Venezuela y Colombia cuentan con porcentajes que oscilan entre 33 y 60.

Teléfono

El 62% de los sitios web de archivos universitarios estudiados indica un número de teléfono para establecer contacto, presentándose valores oscilantes entre los países analizados, tal como se indica seguidamente en el gráfico 7.

Algunos comentarios:

- Sólo en Guatemala se observa que el 100% de los sitios web no indican número telefónico; mientras que, por el contrario, la totalidad de los sitios analizados en Bolivia, Costa Rica y Uruguay sí incluyen teléfono.

- Al igual que ocurre con el dato domiciliario, puede observarse que solamente los sitios chilenos alcanzan valores superiores al 70% para aquéllos que indican un número telefónico.

- Por su parte, los sitios web de archivos universitarios existentes en Perú, Argentina, Puerto Rico, Venezuela, Colombia y México cuentan con porcentajes que oscilan entre 33 y 67 para aquéllos que indican teléfono.

Fax

Al contrario de lo que ocurre con la disponibilidad de teléfono en los sitios web de los archivos universitarios hispanoamericanos, es el 62% de los sitios el que no indica un número de fax para establecer contacto con el centro (véase gráfico 8).

Algunos comentarios:

- Sólo en Costa Rica se observa que el 100% de los sitios web indican número de fax, mientras que en Bolivia, Guatemala y Uruguay se estima un 100% de sitios que no lo indican.

- Los sitios web de archivos universitarios existentes en Venezuela, Colombia, Perú, México, Argentina, Chile y Puerto Rico cuentan con porcentajes que oscilan entre 29 y 50 para aquéllos que indican fax.

Correo electrónico

Puede decirse que el 71% de los sitios web analizados indican una cuenta de correo electrónico mediante la cual establecer contacto con el archivo universitario, situación que resulta relativamente equilibrada en los diversos países estudiados, como puede observarse en el gráfico 9.

Algunos comentarios:

- El 100% de los sitios web de archivos universitarios existentes en Argentina, Bolivia, Chile, Puerto Rico y Uruguay incluye una cuenta de correo electrónico. Por el contrario, el 100% de los sitios web localizados en Guatemala no indica cuenta de correo electrónico.

- Mientras que los sitios web de archivos universitarios existentes en Perú, Venezuela y Costa Rica cuentan con porcentajes que varían entre 33 y 50 para aquéllos que indican cuenta de correo electrónico, pueden observarse porcentajes superiores al 75% en sitios web de archivos universitarios mexicanos y colombianos.

Personal

Según el análisis realizado, apenas un 33% de los sitios web incluye un directorio del personal del archivo, indicando nombre, cargo que ocupa y medios de comunicación para establecer contacto con él; mientras que un 26% de los sitios tan sólo menciona el nombre de los empleados (véase gráfico 10).

Algunos comentarios:

- La totalidad de los sitios bolivianos y puertorriqueños cuenta con directorio de personal, mientras que el 100% de los sitios de Guatemala tan sólo presenta listados de personal.

- En el caso de Chile y Uruguay, se observa una ausencia del 100% de listados o directorios de personal.

- Los sitios web de archivos universitarios existentes en Colombia, Venezuela, México, Argentina, Costa Rica y Perú cuentan con porcentajes que oscilan entre 10 y 66 para aquéllos que incluyen directorio de personal.

Horario

Poco menos de la mitad (48%) de los sitios web de los archivos universitarios evaluados indica el horario de apertura y atención de usuarios, observándose diferencias según los países en estudio, como puede verse en el gráfico 11.

Algunos comentarios:

- Mientras que en Costa Rica, Puerto Rico y Uruguay se observa que el 100% de los sitios web incluyen horario, cabe señalar la situación opuesta en los sitios bolivianos y guatemaltecos.

- Los sitios web de archivos universitarios existentes en Chile, Perú, Venezuela, México, Argentina y Colombia cuentan con porcentajes que oscilan entre 33 y 50 para aquéllos que indican horario de atención al público.

Servicios del Archivo

Descripción de los servicios brindados

Mientras que el 69% de los sitios web de archivos universitarios estudiados brinda información sobre los servicios que ofrece el centro -porcentaje repartido entre los que aportan detalles abundantes acerca de los servicios (5%) y los que aportan simplemente una relación de los mismos (64%)-, se observa un 31% de sitios web que no menciona en absoluto cuáles son los servicios disponibles en el archivo (véase gráfico 12).

Algunos comentarios:

- Mientras que el 100% de los sitios web de Argentina, Costa Rica y Uruguay ofrecen relaciones de servicios, la totalidad de los sitios web de Bolivia y Guatemala no incluyen información alguna al respecto.

- Los países que presentan sitios web con información detallada sobre servicios son Venezuela (14%) y México (11%).

- Tanto los sitios web chilenos como los colombianos presentan un porcentaje superior al 70% para aquellos sitios que incluyen relaciones de servicios. Hecho contrario ocurre con Perú y Puerto Rico, donde menos del 50% de los sitios brindan información al respecto.

Formulario .doc/.pdf de solicitud de información/documentos

En términos generales, puede observarse un bajo porcentaje (9%) de sitios web de archivos universitarios que incluye formulario de solicitud de información/documentos en formato .doc o .pdf para que el usuario lo baje de Internet, lo imprima y lo envíe por el medio de comunicación adecuado. Esta misma situación se refleja en los diversos países contemplados en la muestra, tal como se visualiza en el gráfico 13.

Algunos comentarios:

- El 100% de los sitios web de Bolivia, Chile, Costa Rica, Guatemala, México, Perú, Puerto Rico y Uruguay no incluyen formulario impreso.

- Si bien en países tales como Venezuela, Colombia y Argentina existen porcentajes que oscilan entre 14 y 50 para aquellos sitios que incluyen formularios impresos, es mucho más importante el porcentaje de los sitios sin formulario, que alcanza entre un 50 y un 86%.

- Por último, cabe mencionar que el 7% de los sitios que cuentan con formulario indican la forma de envío del mismo, ya sea por correo postal, fax, etc. -como es el caso de Venezuela, Colombia y Argentina-; mientras que el 2% restante –representado también por sitios colombianos- no lo indica.

Formulario web de solicitud de información/documentos

Como se muestra en el gráfico 14, es bajo el porcentaje (7%) de sitios web de archivos universitarios hispanoamericanos que incluye formulario web para la solicitud de información/documentos.

Algunos comentarios:

- La totalidad de los sitios web de Argentina, Bolivia, Costa Rica, Guatemala, México, Perú, Puerto Rico y Uruguay no incluyen formulario web de ningún tipo, constituyendo así el 93% de la muestra que no cuenta con esta herramienta de comunicación.

- Distinta es la situación de los sitios web chilenos, colombianos y venezolanos que, aunque con porcentajes bajos (25%, 10% y 14% respectivamente), cuentan con formularios de este tipo.

- Cabe señalar que, en el caso de Venezuela, el formulario se encuentra restringido a usuarios internos mediante la exigencia de contraseña.

Formación de usuarios

Los sitios web de los archivos universitarios analizados dejan entrever la escasa oferta de programas de formación de usuarios que ofrecen estos centros, representada en un 21% de sitios con información sobre cursos presenciales. Esta situación se extiende también a cada uno de los países analizados en la muestra, como puede observarse en el gráfico 15.

Algunos comentarios:

- Los sitios web de Colombia, Venezuela, México, Perú y Costa Rica destacan dentro de los sitios de los países americanos por contar con cursos de formación de usuarios, aunque en porcentajes que oscilan entre 20 y 50.

- Por su parte, el 100% de los sitios web de Argentina, Bolivia, Chile, Guatemala, Puerto Rico y Uruguay no incluyen información sobre el tema.

- Tampoco se observa información sobre cursos virtuales de formación de usuarios.

Visitas guiadas

Las visitas guiadas presenciales son ofertadas por un 7% de los sitios web analizados, encontrándose porcentajes similares en cada uno de los países estudiados que brindan el mismo tipo de servicio (véase gráfico 16).

Algunos comentarios:

- Los sitios web de Colombia, Costa Rica y México son los únicos representantes americanos que incluyen información sobre formación de usuarios, ya que los sitios web existente en Argentina, Bolivia, Chile, Guatemala, Perú, Puerto Rico, Uruguay y Venezuela no aportan información al respecto.

- Tampoco se observa información sobre la organización de visitas virtuales.

Exposociones

Tan sólo un 21% de los sitios web de archivos universitarios estudiados incluyen información sobre exposiciones organizadas por el propio centro, ya sean presenciales (19%) o virtuales (2%), porcentaje minúsculo en comparación con el 79% restante de sitios donde no se introduce el tema de forma alguna (véase gráfico 17).

Algunos comentarios:

- La totalidad de los sitios web de Bolivia, Colombia, Guatemala y Uruguay no incluyen información sobre exposiciones.

- Los sitios venezolanos, chilenos, mexicanos, peruanos, argentinos y puertorriqueños presentan un porcentaje que oscila entre los 14 y los 50 para aquellos sitios que brindan información sobre exposiciones presenciales.

- Dentro de los países contemplados en la muestra, es Costa Rica el país que organiza exposiciones virtuales; no observándose esta modalidad en ningún otro sitio web de archivo universitario hispanoamericano.

Fondos disponibles en el Archivo

Cuadro de clasificación

Si bien el cuadro de clasificación es uno de los primeros instrumentos con que debe contar un archivo, resulta interesante observar que tan sólo el 2% de los sitios web de archivos universitarios estudiados brinda acceso a esta valiosa herramienta de difusión de información (véase gráfico 18).

Algunos comentarios:

- La totalidad de los sitios web de Argentina, Bolivia, Chile, Colombia, Costa Rica, Guatemala, México, Puerto Rico, Uruguay y Venezuela coinciden en la no inclusión de cuadros de clasificación de fondos.

- Cabe destacar que el único país hispanoamericano que incluye cuadro de clasificación en el sitio web del archivo universitario es Perú.

Descripciones, relaciones, menciones

Como puede observarse en el gráfico 19, es variopinto el panorama de los sitios web de archivos universitarios en cuanto a la inclusión de descripciones, relaciones o menciones de los fondos que custodian los centros, detectándose un 5% de sitios que incluye descripciones de fondos, un 24% que incluye relaciones y un 26% que tan sólo menciona el nombre de los fondos, que constituyen un total de poco más de la mitad de la muestra relevada.

Algunos comentarios:

- Únicamente los sitios web de Bolivia y Guatemala no incluyen información alguna sobre los fondos del archivo; caso contrario ocurre con los sitios uruguayos, cuya totalidad incluye menciones de los fondos de los centros.

- Los sitios web de Argentina y Venezuela incluyen descripciones en porcentajes que oscilan entre 14 y 50.

- Por último, cabe mencionar que menos del 50% de los sitios peruanos, colombianos y costarricenses incluyen relaciones, así como menos de la mitad de los sitios web de México, Chile y Puerto Rico incluye menciones de fondos.

Guía

Tan sólo el 5% de los sitios web de archivos universitarios analizados en el presente trabajo incluye una guía del archivo (véase gráfico 20).

Algunos comentarios:

- México (11%) y Perú (33%) destacan entre los países hispanoamericanos por contar con guías en algunos de los sitios web de archivos universitarios, mientras que la totalidad de los sitios correspondientes a Argentina, Bolivia, Chile, Colombia, Costa Rica, Guatemala, Puerto Rico, Uruguay y Venezuela, no incluyen guía del archivo universitario.

Inventarios

Únicamente el 7% de los sitios web de archivos universitarios analizados en el presente trabajo incluye inventarios de fondos (véase gráfico 21).

Algunos comentarios:

- Argentina (100%) y México (11%) sobresalen entre los países del continente americano por contar con inventarios de algunos de los fondos del archivo universitario; mientras que los demás sitios web analizados, localizados en Bolivia, Chile, Colombia, Costa Rica, Guatemala, Perú, Puerto Rico, Uruguay y Venezuela, no incluyen este instrumento descriptivo.

Catálogos

El 5% de los sitios web de archivos universitarios estudiados incluye catálogos de algunos de fondos disponibles en el centro (véase gráfico 22).

Algunos comentarios:

- Los sitios web de Argentina, Bolivia, Colombia, Costa Rica, Guatemala, Perú, Puerto Rico, Uruguay y Venezuela no incluyen, en ningún caso, catálogos de fondos; mientras que el 25% de los sitios chilenos y el 11% de los sitios mexicanos son los únicos representantes hispanoamericanos que sí lo hacen.

Bases de datos

Como puede observarse en el gráfico 23, es muy variado el panorama de los sitios web de archivos universitarios en cuanto a la disponibilidad de bases de datos para la consulta de fondos custodiados por el centro, encontrándose un 10% de sitios que cuentan con bases de datos accesibles vía Internet y un 14% que aseguran contar con bases de datos en la sede del archivo, mientras que el 76% restante de los sitios no hacen mención del tema.

Algunos comentarios:

- La totalidad de los sitios web de archivos universitarios existentes en Argentina, Bolivia, Colombia, Guatemala y Uruguay no brindan información acerca de la existencia o no de bases de datos.

- Entre los sitios web que facilitan la consulta de bases de datos vía Internet cabe mencionar a los existentes en México (11%), Venezuela (14%), Perú (33%) y Puerto Rico (50%).

- Por su parte, el 25% de los sitios chilenos y el 50% de los sitios costarricenses reconocen únicamente la disponibilidad de bases de datos en sus sedes.

Acceso al texto completo

Hoy en día todavía es demasiado prematuro -aunque no imposible- hablar de documentos de archivo disponibles a texto completo a través de Internet. Sin embargo, esta idea va evolucionando lentamente hacia una realidad que queda demostrada a partir del minúsculo –pero verdadero- 5% de sitios web de archivos universitarios hispanoamericanos que brindan esta posibilidad, tal como puede observarse en el gráfico 24.

Algunos comentarios:

- La totalidad de los sitios web analizados de Argentina, Bolivia, Chile, Costa Rica, Guatemala, México, Perú, Puerto Rico y Uruguay no ofrecen consultas de este tipo; siendo el 10% de los sitios web de Colombia y el 14% de los sitios web de Venezuela los únicos representantes americanos con acceso a documentos a través de Internet.

Publicaciones

El 24% de los sitios web de archivos universitarios incluye, al menos, una relación de documentos que tienen como tema central el archivo (historia, organización, informatización), o bien una bibliografía donde se reúnen monografías, artículos de publicaciones periódicas o ponencias presentadas en jornadas y congresos, basadas en documentos consultados en el archivo (véase gráfico 25).

Algunos comentarios:

- Puede decirse que la totalidad de los sitios web de Bolivia, Chile, Costa Rica, Guatemala y Puerto Rico no incluyen relaciones de publicaciones, mientras que el 100% de los sitios uruguayos sí lo hace.

- Por su parte, se observa un porcentaje oscilante entre 10 y 56 en los sitios web de Colombia, Venezuela, Perú, Argentina y México que publican listados bibliográficos.

Reglamentaciones de Archivo

Reglamento

El 29% de los sitios web de archivos universitarios hispanoamericanos estudiados incluye el reglamento del archivo, observándose un 17% que lo presenta a texto completo mientras que un 12% introduce solamente fragmentos relevantes del mismo (véase gráfico 26).

Algunos comentarios:

- Se observa un porcentaje que oscila entre 14 y 33 para los sitios web de Venezuela, Colombia y Perú que incluyen el reglamento a texto completo, y un porcentaje que varía entre 11 y 50 para los sitios web mexicanos y chilenos que introducen fragmentos del reglamento.

- Por su parte, los sitios web de Argentina, Bolivia, Guatemala y Puerto Rico no brindan información al respecto; mientras que Uruguay incluye el texto íntegro del reglamento.

- Costa Rica constituye el 2% de la muestra que reconoce en la no existencia de reglamento.

Política de adquisiciones

El 7% de los sitios web de archivos universitarios incluye información acerca de la política que sigue el centro en materia de adquisiciones de fondos, ya sea ésta mediante compra, donación, depósito o legado (véase gráfico 27).

Algunos comentarios:

- Puede decirse que el 100% de los sitios web de Bolivia, Chile, Colombia, Costa Rica, Guatemala, Perú, Puerto Rico, Uruguay y Venezuela no mencionan el tema.

- Destacan los sitios de México y Argentina que, en porcentajes que oscilan entre 22 y 50, aportan información sobre la política de adquisiciones de los centros de archivo.

Manual de gestión/procedimientos

El 24% de los sitios web de archivos universitarios relevados brinda información sobre la gestión y los procedimientos que se realizan en el centro, tal como puede observarse en el gráfico 28.

Algunos comentarios:

- Cabe mencionar a los sitios web de México, Costa Rica y Colombia ya que, en porcentajes que oscilan entre 22 y 70, incluyen directrices dispersas pero valiosas sobre los procedimientos que realiza el archivo universitario.

- Por su parte, los sitios web de Argentina, Bolivia, Chile, Guatemala, Perú, Puerto Rico, Uruguay y Venezuela carecen totalmente de esta información.

Direcciones de acceso al Archivo y sus fondos

Poco menos de la mitad (40%) de los sitios web de los archivos universitarios hispanoamericanos analizados brinda información sobre las condiciones de acceso al archivo y sus fondos, información que se introduce en forma de pautas o directrices indicadas de forma dispersa en las diversas páginas que componen el sitio web del centro, tal como puede observarse en el gráfico 29.

Algunos comentarios:

- Se observa que la totalidad de los sitios web de Costa Rica y Uruguay brindan directivas sobre acceso, mientras que el 100% de los sitios de Bolivia, Guatemala y Puerto Rico no lo hacen en absoluto.

- Cabe destacar los sitios web de Chile, Perú, Colombia, Venezuela, México y Argentina que, en porcentajes que oscilan entre 25 y 50, incluyen pautas generales sobre acceso.

Directrices de consulta de documentos

El 52% de los sitios web de los archivos universitarios estudiados brinda información acerca de las condiciones de consulta de los fondos a través de pautas o directrices indicadas de forma dispersa en las diversas páginas que componen el sitio web del centro, tal como puede observarse en el gráfico 30.

Algunos comentarios:

- Se observa que la totalidad de los sitios web de Argentina, Costa Rica y Uruguay brindan directivas al respecto, mientras que el 100% de los sitios de Bolivia, Guatemala y Puerto Rico no las incluyen.

- Cabe destacar los sitios web de Chile, Venezuela, Colombia, México y Perú que, en porcentajes que varían entre 25 y 67, incluyen pautas generales acerca de la consulta de documentos del archivo.

Directrices de reproducción de documentos

El 26% de los sitios web de los archivos universitarios pertenecientes a la muestra incluye información acerca de las condiciones de reproducción de documentos, información introducida en forma de directrices diseminadas en las distintas páginas que componen el sitio web del centro (véase gráfico 31).

Algunos comentarios:

- Se observa que la totalidad de los sitios web de Costa Rica brinda directivas sobre reproducción, mientras que el 100% de los sitios de Bolivia, Guatemala, Perú, Puerto Rico y Uruguay no las incluyen.

- Por su parte, los sitios web de Venezuela, Colombia, Chile, México y Argentina, en porcentajes que varían entre 14 y 50, incluyen pautas generales acerca de la reproducción de documentos custodiados por el archivo.

Información de valor añadido aportada por el Archivo

Los sitios web de archivos universitarios hispanoamericanos estudiados suelen incluir otras informaciones que resultan de interés para el navegante de Internet. A continuación se realizan algunos comentarios al respecto.

Sobre el archivo mismo

Se trata de informaciones que tienen que ver con el centro de archivo, tales como si desde el sitio web se brinda información acerca de los transportes a utilizar para ir a la sede del centro, si se incluyen FAQ, informes técnicos y proyectos elaborados por el archivo, si hay disponible un boletín o un espacio de noticias/novedades, si cuentan con buzón de sugerencias, si hay fotos publicadas del centro.

En el gráfico 32 puede observarse el porcentaje de cada una de las informaciones antes señaladas en el conjunto de los sitios web analizados.

Algunos comentarios:

- Escasos son los sitios que incluyen información sobre transporte, FAQ e informes técnicos (2% en cada caso), destacando con exclusividad en el primer caso un sitio de Costa Rica, en el segundo caso un sitio de Venezuela, y en el tercer caso un sitio de México.

- El 45% de los países involucrados en la muestra -Chile, Colombia, Costa Rica, México y Venezuela- cuenta con sitios web de archivos universitarios que incluyen información sobre proyectos (19%).

- También bajo es el porcentaje de sitios web que incluye un espacio para publicar noticias y novedades (10%), observándose esta conducta en sitios de Colombia, Costa Rica, Perú y Uruguay.

- El buzón de sugerencias ha sido localizado en el 45% de los países que componen la muestra, siendo los sitios colombianos, costarricenses, peruanos, puertorriqueños y venezolanos los representantes en este rubro que alcanza un 19%. -

Por último, a pesar del atractivo que puedan presentar las fotos en un sitio web, tan sólo un 21% de los sitios las incluyen, hallándose esta técnica en el 55% de los países de la muestra (Chile, Colombia, Costa Rica, México, Perú y Venezuela).

Sobre archivística

Se trata de informaciones que tienen que ver con la archivística, desde nociones teóricas (qué es un archivo, qué es un documento de archivo, cuáles son sus caracteres internos y externos, cuáles son las etapas de un archivo y en qué consiste el ciclo de vida de los documentos, etc.) hasta normativas legales (leyes nacionales de archivo, legislación sobre patrimonio documental, sobre firma digital, etc.), incluyendo además glosarios de términos archivísticos.

En el gráfico 33 puede observarse el porcentaje de cada una de las informaciones antes señaladas en el conjunto de los sitios web analizados.

Algunos comentarios:

- Escaso 10% de los sitios web de archivos universitarios analizados incluye nociones teóricas sobre archivística. Dichos sitios corresponden a Colombia y Venezuela.

- Unos 2 puntos más arriba que la teoría se encuentra la legislación archivística y sectorial, presente en sitios colombianos, costarricenses y venezolanos.

- El minúsculo 2% de sitios web que incluyen glosario corresponde a sitios de Colombia que, como puede observarse por las expresiones antes manifestadas, es el país que ha figurado en todas las categorías expuestas de este criterio sobre archivística.

Sobre recursos disponibles en internet

Se trata de informaciones que tienen que ver con brindar fuentes y recursos de información disponibles en Internet y que puedan ser de utilidad para los navegantes que consultan el sitio web del archivo universitario hispanoamericano. En general, los enlaces seleccionados corresponden a sitios de otros archivos, a asociaciones profesionales, a foros de discusión, o bien a un amplio abanico de recursos de información que se consideran de interés no sólo para el navegante, sino también para el personal del archivo y sus colegas en otros centros.

En el gráfico 34 puede observarse el porcentaje de cada una de las informaciones antes señaladas en el conjunto de los sitios web analizados.

Algunos comentarios:

- Mientras que tan sólo un 2% de los sitios web de archivos universitarios hispanoamericanos incluye enlaces a asociaciones profesionales y a foros -porcentaje representado por Colombia en el primer caso y por Costa Rica en el segundo-, se observa un porcentaje levemente superior en cuanto a la inclusión de enlaces de otros sitios web de archivos (21%), práctica observada en países tales como Argentina, Chile, Colombia, Costa Rica, México, Perú, Uruguay y Venezuela –países que constituyen el 73% de la muestra-.

- Por su parte, el 17% de sitios incluye enlaces a otros recursos de información que se consideran de interés archivístico, porcentaje representado por sitios colombianos, costarricenses, mexicanos, peruanos, uruguayos y venezolanos.

- Un 37% de la muestra incluye enlaces a sitios web de otros archivos, un 19% a asociaciones profesionales archivísticas, un 9% a foros de discusión sobre temas archivísticos, y un 31% a recursos disponibles en Internet considerados de interés para los archiveros. No es raro observar que España es quien presenta el mayor porcentaje en cada uno de los criterios mencionados (25%, 18%, 8% y 22% respectivamente).

Cuestiones de forma

Posicionamiento

Mientras que un 69% de los archivos universitarios hispanoamericanos localizados en Internet cuenta con sitio web propio -cifra para nada despreciable-; un 31% de archivos cuenta con un sitio/página web que se subordina al sitio/página web de otra unidad administrativa de la Universidad, sea ésta la dependencia superior a la que el archivo está adscrito (19%), o bien la Biblioteca universitaria (12%), tal como queda de manifiesto en el gráfico 35.

Algunos comentarios:

- El 100% de los archivos universitarios localizados en Bolivia, Chile y Uruguay cuenta con sitio web propio. Si bien este porcentaje es alto, no es representativo del conjunto de sitios web de archivos universitarios hispanoamericanos, puesto que tanto en Bolivia como en Uruguay sólo se ha podido localizar un único sitio web de archivo universitario.

- Mientras que la totalidad de sitios web de archivos universitarios ubicados en Guatemala depende del sitio/página de la unidad administrativa superior a la que está adscrita el archivo, el 100% de los sitios web de archivos localizados en Puerto Rico se encuentra subordinado al sitio de la Biblioteca universitaria.

- El país que presenta mayor porcentaje de archivos universitarios con web propio es Venezuela (86%), seguido de Colombia (80%); mientras que en Costa Rica, México y Perú se observa un porcentaje que oscila entre 50 y 67.

- Por su parte, el porcentaje de archivos cuyo sitio web depende del de una unidad administrativa superior varía entre 14 y 50 en países tales como Venezuela, Colombia, México y Argentina.

- Finalmente cabe mencionar que el porcentaje de archivos cuyo sitio web depende del de la Biblioteca universitaria oscila entre 11 y 50 en México, Argentina y Costa Rica.

Búsqueda

Dos herramientas que han resultado muy útiles para el presente trabajo de investigación han sido los mapas de sitios y los buscadores de sitios que suelen formar parte de todo diseño de sitio web que busque la eficiencia en la recuperación de la información contenida en sí mismo. En el primer caso, se trata generalmente de árboles jerárquicos o listados clasificados donde se mencionan los tópicos principales que conforman el sitio web, de manera que se pueda obtener un panorama general de los contenidos del sitio con solo una mirada al mapa. En el segundo caso, se trata de motores de búsqueda tipo Google que se circunscriben al sitio web en cuestión, permitiendo la búsqueda por palabras dentro del contenido de dicho sitio.

Este tipo de herramientas suelen incluirse en la página inicial (home) de una institución; en el caso del presente trabajo, la institución sería la Universidad. No obstante, a veces se introducen mapas más reducidos y buscadores más específicos en sitios web subordinados al de la institución mayor. Esta situación es la que se ha procurado averiguar en el presente apartado, enmarcada en el contexto de los sitios web de los archivos universitarios hispanoamericanos.

Mapa del sitio

El 7% de los sitios web de archivos universitarios estudiados cuenta con mapa propio, mientras que un 38% dispone del mapa diseñado para el sitio de la Universidad (véase gráfico 36).

Algunos comentarios:

- Mientras que la totalidad de los sitios web de Uruguay cuenta con mapa propio, el 100% de los sitios de Guatemala dispone del mapa de la Universidad. Por el contrario, el total de sitios web de archivos universitarios localizados en Bolivia y Puerto Rico no dispone de esta herramienta.

- En Colombia y Costa Rica se observa un porcentaje que oscila entre 10 y 50 para los sitios web que tienen mapa propio; mientras que el porcentaje oscila entre 25 y 60 en países tales como Chile, Venezuela, México, Perú, Argentina y Costa Rica para los sitios que disponen del mapa de la Universidad.

Buscador del sitio

El 2% de los sitios web de archivos universitarios hispanoamericanos analizados cuenta con buscador propio, mientras que un 57% dispone del buscador incorporado al sitio de la Universidad (véase gráfico 37).

Algunos comentarios:

- Solamente el sitio web de archivo universitario localizado en Uruguay cuenta con buscador propio.

- Los sitios web localizados en Perú, México, Argentina, Colombia, Venezuela y Chile presentan porcentajes que oscilan entre 33 y 75 para aquellos sitios que disponen del buscador del sitio de la Universidad, porcentaje que llega a 100% en el caso de los sitios web de archivos universitarios de Costa Rica y Guatemala.

- Por su parte, la totalidad de sitios web localizados en Bolivia y Puerto Rico no cuentan con esta herramienta, ni desde el sitio propio del archivo ni desde el de la Universidad.

Otras cuestiones

Por último, es interesante mencionar que un 7% de los sitios web de archivos universitarios hispanoamericanos estudiados dispone de un contador de visitas. Se trata de un sitio colombiano y dos mexicanos.

Datos administratvos

En este apartado se analiza la presencia de la fecha de creación y de la fecha de actualización de los sitios web, así como si figura en los mismos el responsable del sitio. En el gráfico 38 puede observarse el porcentaje de cada una de las informaciones antes señaladas en el conjunto de los sitios web analizados.

Algunos comentarios:

- Un escaso 31% de sitios web de archivos universitarios hispanoamericanos indica la fecha de creación (10%) o la fecha de actualización (21%), hallándose un único caso -de origen mexicano- que brinda las dos fechas.

- Los países que indican fecha de creación son Argentina, Colombia y México, mientras que los que incluyen fecha de actualización son Argentina, Colombia, Costa Rica, México, Uruguay y Venezuela.

- En cuanto al responsable del sitio, este dato se indica en el 36% de los sitios relevados, correspondientes éstos a países tales como Argentina, Chile, Colombia, Costa Rica, Perú, Puerto Rico y Venezuela.

Comentarios parciales

Basados en los resultados incluidos en el capítulo anterior, se introducen a continuación una serie de conclusiones parciales:

- Si bien es cada vez mayor el número de archivos universitarios históricos hispanoamericanos que ofrecen información y servicios a través de Internet, se observa mayor presencia de los archivos generales. Este hecho puede deberse a la existencia de numerosas universidades de reciente creación, que desde sus orígenes cuentan con un archivo institucional que busca ofrecer servicios empleando las potencialidades que brindan las nuevas tecnologías de información y comunicaciones.

- Los sitios web de archivos universitarios hispanoamericanos localizados se dividen en mitades casi iguales entre los que incluyen infomación histórica sobre elcentro y los que no la incluyen. Si bien la inclusión de esta información en el sitio web implica una importante tarea de investigación por parte del archivero, se considera de sumo interés para los usuarios poder disponer de la misma, no sólo a efectos de comprender realmente la gestación del patrimonio documental de la universidad, sino también para conocer los avatares sufridos a lo largo de su existencia.

- La inclusión en el sitio web de las competencias y funciones del archivo, así como de su organgrama, favorece el conocimiento que puede alcanzar el usuario respecto del centro, a efectos de poder aprovechar de forma óptima las posibilidades, informaciones y servicios que éste le brinde.

- Si bien el sitio web del archivo puede estar subordinado al sitio de la institución mayor o de la dependencia a la cual está adscrito (sea ésta la Secretaría General, la Biblioteca universitaria, etc.), es conveniente indicar la dirección postal, a efectos de evitarle al navegante el tener que recorrer páginas ajenas al centro para poder conocer la dirección del mismo.

- A pesar de que el teléfono y el fax han sido los medios más utilizados por el usuario para realizar consultas al archivo, hoy en día van cediendo espacio al correo electrónico. De allí que los porcentajes observados respecto de la inclusión de números de teléfono y fax en los sitios web de archivos universitarios hispanoamericanos no resulten preocupantes. Aunque no está demás que el archivo cuente con este medio de comunicación, sobre todo pensando en aquellos usuarios menos capacitados en las nuevas tecnologías de información, que ven en el teléfono/fax una forma de contacto remoto con el centro.

- Se vislumbra la importancia del correo electrónico como medio favorito de comunicación con el archivo, por su facilidad, economía y velocidad. A pesar de que la mayoría de los archivos universitarios analizados cuenta con al menos una cuenta de correo electrónico, es notoria y preocupante la escasez de este medio en países tales como Costa Rica, Perú y Venezuela.

- Si bien no resulta frecuente en los sitios web de los archivos universitarios estudiados la inclusión de datos sobre el personal del archivo, esta información puede resultar de mucha utilidad, no sólo a efectos de establecer flujos de comunicación adecuados entre las diversas secciones y departamentos del archivo y el usuario, sino porque implica un acercamiento personal con el usuario, que entabla contacto con “personas” y no simplemente con “la institución”.

- Es preocupante observar el porcentaje de sitios web de archivos universitarios hispanoamericanos que incluyen el horario de apertura del Archivo (48%), siendo éste uno de los datos indispensables que requiere el usuario a la hora de desplazarse hasta la sede del centro para consultar sus fondos. Esta ausencia sólo es explicable si el usuario tiene la posibilidad de acceder al texto completo de todos los documentos reunidos en el archivo desde su sitio web, cosa que hoy en día no ocurre en ninguno de los centros estudiados.

- Por regla general, la mayor parte de los sitios web de archivos universitarios estudiados incluye una relación más o menos extensa de los servicios que ofrece el centro. Es importante resaltar que cuanta mejor información se brinde al respecto, mayores posibilidades tendrá el usuario para hacer un uso adecuado de los servicios, y menores interrupciones e inconvenientes sufrirán los archiveros ante pautas no expresadas claramente.

- No resulta frecuente la inclusión de formularios en formato .doc o .pdf para la solicitud de información/documentos en los sitios web de los archivos universitarios estudiados. Esta circunstancia puede deberse a que, si la exigencia de firmas no está de por medio en un pedido, el trámite puede realizarse por otros medios de comunicación mucho más ágiles, como el correo electrónico. Si la existencia de estos formularios se basa en la necesidad de estructurar la información que debe aportar el usuario para que el archivero resuelva su consulta, con un formulario web bien diseñado esta necesidad queda resuelta.

- Como sucede en el caso de los formularios en formato .doc o .pdf, no son frecuentes los sitios web de archivos universitarios que incluyen fomularios web para la solicitud de información/documentos. Esta situación deja de manifiesto el escaso uso que se hace de las tecnologías de la información en lo que respecta a la atención de consultas de los usuarios, puesto que toda consulta registrada en formularios web puede ser automáticamente introducida en bases de datos, agilizando con ello no sólo la carga de datos relativos a consultas y usuarios, sino también su control, al tiempo que se concibe una valiosa fuente de información para el estudio estadístico del centro de archivo.

- El bajo porcentaje (21%) de sitios web de archivos universitarios que incluye información sobre la formación de usuarios trae a colación varios planteos: 1) ¿Es que acaso la formación de usuarios no es vista como necesaria en el contexto archivístico? Haciendo un repaso de la bibliografía archivística publicada en los últimos años puede responderse a este planteo, ya que cada vez son más los documentos que tratan sobre el tema. 2) ¿Puede que los archivos universitarios no cuenten con nuevos usuarios que requieran formación? Decir que no hay nuevos usuarios dentro de un contexto académico donde cada año ingresan y egresan miles de estudiantes es una quimera. La formación de los nuevos usuarios es una constante de la profesión archivística, que debe ser asumida con responsabilidad y eficiencia. 3) ¿Es posible que no se organicen cursos por falta de personal? Si bien esto es una realidad latente en numerosos archivos, también es cierto que las nuevas tecnologías de información facilitan la oferta de cursos virtuales, puesto que requieren una inversión inicial de tiempo para su planificación y desarrollo pero luego no consumen más tiempo que el necesario para atender algunas consultas y actualizar contenidos. Siempre ha de tenerse presente la posibilidad de trabajar cooperativamente con otros archivos, a fin de diseñar y organizar estructuras formativas generales que con poco esfuerzo permitan su aplicación en contextos concretos.

- El minúsculo porcentaje (7%) de sitios web de archivos universitarios que incluye información sobre la posibilidad de realizar visitas guiadas puede ser, a la vez, causa y consecuencia de esta situación, ya que es el propio archivo el que no invita a los ciudadanos a acudir a su sede para conocerlo -y por qué no, usarlo-, hecho que al mismo tiempo fomenta la minúscula cantidad de solicitudes de visitas guiadas a estos centros, razón suficiente para que el archivo no acreciente la oferta de visitas. Si bien es cierto que muchos archivos prefieren no iniciar -o bien suspender- este servicio hasta tener los fondos correctamente instalados y procesados, habría que reflexionar sobre el hecho de que el usuario vea qué se hace en el archivo y cómo trabaja el archivero, con miras a mejorar la imagen social de una profesión que ha estado oculta por demasiado tiempo.

- El hecho de que sólo el 21% de los sitios web analizados aporte información sobre exposiciones hace pensar si los archivos no estarán desaprovechando una oportunidad para darse a conocer -y valorar-, ya que con el apoyo de las nuevas tecnologías, la puesta en marcha de una exposición virtual no resulta una tarea imposible, permitiendo de esta manera abrir el archivo a los navegantes, al tiempo que se protege el patrimonio documental.

- Es llamativa la ausencia del cuadro de clasificación en la mayoría de los sitios web de archivos universitarios hispanoamericanos (98%). La no inclusión del cuadro hace pensar en la posibilidad de que dichos centros no cuenten con este instrumento porque están siendo organizados, o se encuentren en proceso de elaboración del cuadro, o bien que el personal responsable de los archivos no sea profesional archivero, desconociendo la necesidad e importancia de contar con este instrumento de información.

- Es valorable el esfuerzo realizado por la mitad de los sitios web analizados que han procurado incluir información sobre sus fondos; no obstante, es necesario elevar ese porcentaje, aunque es posible que la ausencia de descripciones o relaciones de fondos se deba principalmente a que se trata de archivos en proceso de organización.

- Si bien resulta bajo el porcentaje (5%) de sitios web que incluyen una guía del centro, es probable que su ausencia se justifique por la existencia de la misma información en páginas diversas del sitio web del archivo, o bien en el hecho de que el centro se encuentre en proceso de organización y la redacción de la guía sea un objetivo futuro.

- A pesar de la importancia archivística que tienen los inventarios como instrumentos de difusión de información, es llamativo el bajo porcentaje (7%) de su inclusión en los sitios web de los archivos universitarios hispanoamericanos, justificándose esta escasez en la disponibilidad de inventarios impresos costosos de automatizar, o en la existencia de archivos que no cuentan con inventarios y que tal vez se encuentren en proceso de organización.

- Debido a que los catálogos son instrumentos laboriosos y costosos de realizar -económicamente hablando-, no resulta llamativa su escasa presencia en los sitios web de los archivos universitarios (5%). Sin embargo, no debe desaprovecharse toda oportunidad en que se realice un catálogo -principalmente con motivo de una exposición de documentos- para publicarlo en Internet, a fin de abrir el archivo a toda la comunidad de navegantes, proporcionado un rico instrumento de difusión de información.

- Con miras a brindar servicios a todo tipo de usuario, interno y externo, local o remoto, se vuelve imprescindible contar con bases de datos disponibles vía Internet. Si bien hoy en día el porcentaje es bajo (10%), se observa una tendencia ascendente, aunque también está latente la concepción de disponer las bases vía Intranet, limitando así el acceso a los usuarios registrados del centro. En cuanto a las bases de datos únicamente disponibles en las sedes de los archivos (14%), sería importante poder colocarlas en Internet; aunque esto, claro está, requiere de conocimientos técnicos y un presupuesto que deben contar con el apoyo -y no sólo los buenos deseos- de las autoridades de la institución mayor en la que está inserto el archivo.

- El bajo porcentaje (5%) de sitios web de archivos universitarios que brindan acceso al texto completo de los documentos tiene su origen, principalmente, en el tema de la protección de datos personales. Su libre disponibilidad requiere un análisis concienzudo del contenido a fin de determinar si no hay personas cuya intimidad se vea herida por la publicidad del documento, siendo necesario el establecimiento de diversos niveles de acceso, según la documentación y el usuario que solicita la información. En cuanto a la documentación histórica, si bien es más factible su publicidad, requiere una importante inversión para su acondicionamiento y digitalización, situación que no se da en todos los casos.

- Si bien el porcentaje de sitios web de archivos universitarios que incluyen relaciones de publicaciones sobe el archivo o de investigaciones realizadas con materiales del archivo es relativamente bajo (24%), se destaca la importancia de esta información no sólo como guía para futuras investigaciones, sino también como valiosa fuente de información y difusión sobre el archivo y sus fondos.

- El escaso porcentaje (29%) de inclusión del reglamento del archivo en los sitios web analizados tan sólo se explicaría a través de la no existencia de reglamentos aprobados por las autoridades principales de la institución mayor en la que está inserto el archivo, puesto que si el centro contara con este documento, no sería dificultosa y sí beneficiosa su publicación en Internet.

- Es posible que los centros no cuenten con políticas establecidas de adquisición de fondos y colecciones, y que las decisiones al respecto se tomen en cada caso de forma individual y aleatoria. Esto justificaría el escaso 7% de sitios web de archivos universitarios hispanoamericanos que mencionan el tema, aunque plantearía cierta inestabilidad jurídica respecto de las responsabilidades que asume el archivo cuando acepta adquirir una nueva agrupación de documentos.

- Se considera necesario elevar el porcentaje (24%) de los sitios web de archivos universitarios que incluyen información procedimental, ya que la difusión de los procedimienos que sigue un archivo tiene varias utilidades. Por de pronto, para el propio centro, que va constituyendo su manual acerca de cómo trabaja, a la vez que lo da a conocer entre sus empleados, autoridades y usuarios, estableciendo de esta manera pautas de trabajo que le permiten un accionar coherente a lo largo del tiempo. Asimismo, no ha de olvidarse que la información que se vuelca en el sitio web sirve de fuente de inspiración -y por qué no de debate y discusión- para otros colegas archiveros que han de encarar tareas similares.

- Si bien la mitad de los sitios web de archivos universitarios incluye información acerca del acceso y consulta a sus fondos, y un porcentaje menor incluye información sobre la posibilidad de reproducción de documentos custodiados por el centro (26%), se considera que estos porcentaje son demasiado bajos, sobre todo si se pretende que el sitio web constituya una verdadera fuente de información para el usuario que consulta desde su casa o trabajo, y que busca conocer de antemano todos los requisitos que le solicitará el archivo y todos los obstáculos que encontrará en el camino de su investigación en dicho centro.

- En cuanto a información de valor añadido que puede ofrecer el sitio web, se observa un amplio abanico de tópicos e intereses, muy dispares entre los sitios web de archivos universitarios hispanoamericanos estudiados. Es recomendable que, al momento de ponerse a trabajar en el diseño del sitio web, o bien en su remodelación, se realicen lecturas de bibliografía sobre el tema y se efectúen visitas a sitios web de instituciones similares, a efectos de tomar ideas para la inclusión de tópicos de valor agregado no sólo para el usuario navegante, sino también para el personal del archivo y de la institución mayor en la cual éste se encuentra adscrito.

- La disponibilidad de un sitio web propio es importante para el reconocimiento y la valorización del archivo, no sólo dentro de la institución mayor sino también dentro del contexto mundial en el que se ve inserto gracias a Internet. Sin embargo, resulta mucho más primordial que dicho sitio no constituya una página extensa donde se colocan los contenidos de forma poco cuidada, o se traslada una versión electrónica de aquel folleto que alguna vez se repartió de forma impresa. El sitio web del archivo universitario constituye su carta de presentación, y es necesario pensar y repensar constantemente cuál es la imagen que se desea ofrecer del centro de archivo, a fin de establecer un diseño cuidado, de calidad y actualidad.

Comentarios finales

A pesar de no contar con listados o directorios fiables y completos que permitan estimar la totalidad de los archivos universitarios existentes en los países americanos contemplados en el presente trabajo, puede afirmarse en términos generales la escasa presencia de estos archivos en la red de redes. Las razones que pueden dar lugar a este hecho son de lo más variadas: desde la carencia de formación del personal del archivo -no sólo en cuestiones archivísticas sino también en las nuevas tecnologías-, pasando por el desinterés institucional respecto del archivo y la falta de apoyo por parte de las autoridades universitarias, hasta el coste que supone la creación, mantenimiento y alojamiento de un sitio web -aunque esto hoy en día puede no resultar una inversión importante-.

Más allá de esta situación, es elogiable el esfuerzo y trabajo realizados por los archivos universitarios hispanoamericanos que han publicado su sitio en Internet, ganando así un lugar en el ciberespacio. Sin embargo, es reducido el número de sitios web que disponen de unos contenidos que en su conjunto otorgan utilidad y calidad al sitio. Por ello, se recomienda una revisión de los contenidos publicados en estos sitios web por parte de sus responsables, puesto que el panorama hispanoamericano se encuentra constituido por valiosos ejemplos de sitios con cuidado diseño, así como por otros sitios que deben replantear su estructura y contenidos prontamente. No debe olvidarse nunca que la construcción del sitio web del archivo universitario ha de pensarse estratégicamente, y debe estar basada en el estudio de necesidades del centro y en el análisis de la experiencia de otros sitios web2.

Como bien expresa P. Lara Navarro, “el archivo, como cualquier centro de información, encuentra su dimensión una vez que se le conoce, y así justifica los esfuerzos realizados para conservar la documentación, rentabilizando a través de la difusión de la información los recursos empleados”. Para “ser conocidos” es necesario que los archivos universitarios hispanoamericanos utilicen mecanismos que potencien una alta difusión, siendo Internet y la WWW herramientas adecuadas para encarar esta tarea, no sólo por su economía y facilidad de uso, sino también por su alcance geográfico: el mundo entero.

Finalmente, una última consideración. Pocos son los sitios web de archivos universitarios hispanoamericanos que brindan información acerca de sus fondos, y menos aún los que cuentan con bases de datos en línea u ofrecen documentos digitalizados o electrónicos a texto completo, ya sea porque se trata de centros que aún no tienen organizados y descritos sus fondos, porque no cuentan con tecnologías para automatizar sus procesos, porque no hay un interés institucional explícito en la accesibilidad de la información. En definitiva, para hacer realidad el acceso virtual de los usuarios al archivo universitario hispanoamericano aún falta mucho trabajo por hacer.

_______________

Notas

2 Sobre este tema, se recomienda la lectura de las directrices generales para la construcción de sitios web de instituciones archivísticas publicadas en Septiembre de este año por el Conselho Nacional de Arquivos de Brasil, disponibles en: <http://www.arquivonacional.gov.br/pub/virtual/diretrizes.htm> [Consulta: Septiembre 2005]

- AGUILLO, I.F. “Indicadores hacia una evaluación no objetiva (cuantitativa) de sedes web”. En: Actas de las VII Jornadas Españolas de Documentación, Bilbao, 2000. P.233-248.

- BECK, S. The Good, The Bad And The Ugly: O Why It's A Good Idea To Evaluate Web Sources [en línea], 1997. Disponible en: <http://lib.nmsu.edu/instruction/eval.html> [Consulta: Agosto 2005]

- BRASIL. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Direizes gerais para a constucao de websies de institucoes aquivísticas [en línea], 2000. Disponible en: <http://www.arquivonacional.gov.br/pub/virtual/diretrizes.htm> [Consulta: Septiembre 2005]

- CAMACHO RUEDA, E. "Archivos y archiveros en el universo de Internet: Reflexiones, propuestas y dudas". En: Actas de las I Jonadas Nacionales de Gestióndel Patrimonio Local, Córdoba, 2001.

- CAYETANO MARTÍN, M.C. "¿El archivo en casa?: El acceso y las nuevas tecnologías". En: Actas de las XIV Jornadas de Archivos Municipales, Parla, 2002. P.255-259.

- CERDÁ DÍAZ, J. "Archivos en la web: Sistemas de descripción, búsqueda y recuperación del documento electrónico". En: Actas de las XV Jonadas de Archivos Municipales, Parla, 2002. P.269-279.

- CODINA, L. “Evaluación de recursos digitales en línea: Conceptos, indicadores y métodos”. Revista Españolade Documentación cienífica, 2000, 23(1):9-44.

- CODINA, L. “Parámetros e indicadores de calidad para la evaluación de recursos digitales”. En: Actas de las VII Jornadas Españolas de Documentación, Bilbao, 2000. P.135-144.

- Conciencia y cultura archivísica. Puebla (México) : Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, Archivo Histórico Universitario, 2002.

- CONGRESO IBEROAMERICANO SOBRE ARCHIVOS UNIVERSITARIOS (1 : 2002 : Temuco, Chile) Actas del I Congreso Iberoamericano sobre Archivos Universiarios [Recurso electrónico]. Chile : Universidad de La Frontera, 2002.

- CRUZ MUNDET, J.R. (ed.) Achivos universitarios e historia de las universidades. Madrid : Universidad Carlos III de Madrid ; Editorial Dykinson, 2003.

- CUADRADO FERNÁNDEZ, O. ; GÓMEZ DOMÍNGUEZ, D. “Los archivos municipales en línea: Evaluación del contenido de sus webs”. En: Acas de las VI Jornadas de Archivos Electónicos, Priego de Córdoba, 2004. Disponible en: <hhttp://www.ugr.es/~vjarchiv/images/David.doc> [Consulta: Agosto 2005]

- Diccionario de términos archivísticos. Madrid : Subdirección General de Archivos Estatales, 1995.

- ENCUENTRO IBEROAMERICANO DE ARCHIVOS UNIVERSITARIOS (2 : 2002 : Lima) Esto no solo es unsueño: Excelencia e innovación de losachivos univesitaios en Iberoaméica. Lima : Pontificia Universidad Católica del Perú, 2004.

- ENGLE, M. ; COSGRAVE, T. Citically Analyze Infomation Sources [en línea], 1997. Disponible en: < http://www.library.cornell.edu/okuref/research/skill26.htm > [Consulta: Agosto 2005]

- GARCÍA DE LEÓN, A. ; GARRIDO DÍAZ, A. "Los sitios web como estructura de información: Un primer abordaje en los criterios de calidad". Biblios, 2002, 12:1-16. Disponible en: <http://eprints.rclis.org/archive/00002352/01/B12-02.pdf> [Consulta: Agosto 2005]

- GARCÍA DE TORRES, E. “Estructura comunicativa y organización de contenidos en Internet”. Comunicación y estudios universitarios, 1997, 7:111-121.

- GARCÍA EJARQUE, L. (2000) Diccionario del archivero bibliotecario: Terminología de la elaboración taamieno y utilización de los maeriales propios de los cenos documenales. Gijón : Ediciones Trea.

- GIL VICENT, V. El archivo sin paredesDe la website al portal en la e-adminisración. Material elaborado para la asignatura "Administración de archivos", correspondiente al Master en Archivística, 5ta. edición, Universidad Carlos III de Madrid, 2005.

- GONZÁLEZ OLIVARES, J.L. ; GARCÍA GÓMEZ, J.C. "Nuevas posibilidades de los archivos del siglo XXI a través de la utilización de las tecnologías de la información e Internet". En: Actas delas V Jornadas de Archivos Electrónicos, Priego de Córdoba, 2002. P.89-91.

- GUTIÉRREZ MUÑOZ, C. El archivo universiario. Lima : Pontificia Universidad Católica del Perú, 1994.

- JIMÉNEZ PIANO, M. “Evaluación de sedes Web”. Revista Española de Documentación Científica, 2001, 24(4):405-432.

- KUON CARRERO, R. Manual de achivos universitarios. Lima : Biblioteca Nacional del Perú, 1999.

- LARA NAVARRA, P. ; RUIZ RODRÍGUEZ, A. "La difusión de información en los archivos: Páginas web". TRIA, 1999, 6:151-163.

- Los archivos de América Latina : Informe expero de la Fundación Histórica Tavera sobre su situación actual. Madrid : Fundación Histórica Tavera ; Banco Mundial, 2000.

- MARTÍN VEGA, C. “Los recursos de Internet y su aplicación a los archivos”. Boletín de la Asociación Andaluza de Bibliotecarios, 1997, 48:17-30.

- MARTÍNEZ RADUÀ, B. “Archivos e Internet”. Information World enespañol, 1996, 48:26-30.

- MARTINEZ RADUÀ, B. “Recursos para archiveros y usuarios de archivos en Internet: Oferta y estrategias de búsqueda y valorización”. Aldeezkaria, 1996, 2(4):7-15.

- MORENO LÓPEZ, A. ; BORRÀS GÓMEZ, J. ; BORFO BACH, A. "Recomendaciones para archivos universitarios". Boletín de la ANABAD, 1997, 47(3-4):15-4.

- MORO CABERO, M. “Guía breve de las estaciones de uso y lugares de paso recomendada para la navegación del profesional de archivos por la red Internet”. En: Actas de las XII Jornadas deArchivos Municipales, Coslada, 1998. P.125-142.

- MORO CABERO, M. ; MANO GONZÁLEZ, M. “Evaluación de la información que ofrecen los archivos españoles en Internet : Una aproximación estimativa : I. El acceso a la información por el usuario”. Boletín ACAL, 1997, 7(26):8-17.

- MORO CABERO, M. ; MANO GONZÁLEZ, M. “Evaluación de la información que ofrecen los archivos españoles en Internet: Una aproximación estimativa: II. Utilidad de los recursos informativos para el profesional de archivos”. Boletín ACAL, 1998, 8(28-29):25-34.

- OLVERA LOBO, M.D. “Internet y la sociedad de la información”. Boletín de la ANABAD, 2000,50(1):129-142.

- REITZ, J.M. Dictionaryfor libray and infomation science. Westport (Connecticut) ; London : Libraries Unlimited , 2004.

- RODRÍGUEZ, D. “Crear páginas web: Guía básica para archiveros”. Boletín de la ANABAD, 1998, 48(1):93-115.

- RUIZ PÉREZ, S. ; MARTÍN FERNÁNDEZ, F.J. ; PLASENCIA RODRÍGUEZ, E. "Evaluación de sitios web de archivos nacionales e histórico provinciales españoles". TRIA, 1999, 6:165-174.

- SAN MILLÁN FERNÁNDEZ, E. “Internet como recurso de información para los archivos universitarios”. En: Actes de V Jornades Catalanesde Documentació Automatizada, Barcelona, 1997. P.357-371.

- SEBASTIÀ SALAT, M. "Archiveros/infotecnólogos: La Internet como motor del cambio de imagen de los archivos". En: Acas de las XIJonadasde AchivosMunicipales, Coslada, 1998. P.91-112.

- SEQUEIRA, D. Bibliotecasy achivos viruales. Rosario : Nuevo Paradigma, 2001.

- VIVAS MORENO, A. (ed.) Univesidades y archivos universitarios: Historia y organización. Badajoz : Universidad de Extremadura, 2001.

Archivos universitarios hispanoamericanos localizados en Internet

Argentina

- Universidad de San Andrés - Biblioteca Max von Buch - Colecciones especiales y Archivos

http://www.udesa.edu.ar/biblioteca/colecciones/index.htm

- Universidad Nacional del Litoral - Archivo Histórico

http://www.unl.edu.ar/eje.php?ID=1428

Bolivia

- Universidad Amazónica de Pando - Departamento de Archivo Universitario

http://www.uapnet.edu.bo/nuevouap/dia/dau/index.htm

Chile

- Pontificia Universidad Católica de Chile - Dirección de Archivos

http://www.puc.cl/eventos/ArchivoPUC/

- Pontificia Universidad Católica de Valparaíso - Archivo Histórico

http://archivohistorico.ucv.cl

- Universidad de Chile - Archivo Central

http://www.uchile.cl/productos/archivo_central/

- Universidad de Concepción - Archivo Fotográfico

http://www2.udec.cl/fotoudec/

Colombia

- Politécnico Colombiano "Jaime Isaza Cadavid" - Archivo y Correspondencia

http://www.politecnicojic.edu.co/archivo/correspondencia.htm

- Pontificia Universidad Javeriana - Archivo Central

http://www.puj.edu.co/area/secretaria/index_archivo.html

- Universidad de Antioquía - Archivo Histórico

http://cci.udea.edu.co/~archivohistorico/

- Universidad de la Salle - Archivo

http://www.lasalle.edu.co/archivo/index.htm

- Universidad de Nariño - Archivo Central

http://www.udenar.edu.co/archivocentral/

- Universidad del Cauca - Archivo Histórico

http://www.unicauca.edu.co/contenidos.php?CatSub=2.4

- Universidad del Quindío - Archivo y Correspondencia

http://www.uniquindio.edu.co/uniquindio/dependencias/archivo/

- Universidad del Rosario - Archivo Histórico

http://www.urosario.edu.co/FASE4/web_visitantes/Historia_historico.htm

- Universidad Nacional de Colombia. Sede Bogotá - Archivo General e Histórico

http://www.unal.edu.co/dac/

- Universidad Nacional de Colombia. Sede Manizales - Sistema de Archivo

http://www.manizales.unal.edu.co/archivo/index.php

Costa Rica

- Universidad de Costa Rica - Archivo Universitario "Rafael Obregón Loría"

http://archivo.ucr.ac.cr/

- Universidad Estatal a Distancia - Archivo Central

http://www.uned.ac.cr/academica/cidreb/archivo/default.html

Guatemala

- Universidad de San Carlos de Guatemala - Archivo General

http://www.usac.edu.gt/dependencias/diga/extructu.htm

http://www.usac.edu.gt/newsite/administracion/diga/diga.php?pag=10

México

- Universidad Autónoma Agraria Antonio Narro - Archivo General

www.uaaan.mx

- Universidad Autónoma de Coahuila - Archivo General Universitario

http://www.transparencia.uadec.mx/acceso/punto2/disposiciones/secgral/secretaria%20general.htm

- Universidad Autónoma de Sinaloa - Archivo Histórico

http://www.uasnet.mx/centro/deptos/arch_hist/

- Universidad Autónoma Metropolitana - Archivo Histórico

http://www.uam.mx/sah/

- Universidad de Colima - Archivo Histórico y Hemeroteca

http://www.ucol.mx/universidad/archivohistorico/

- Universidad de Guanajuato - Dirección de Archivos y Fondos Históricos

http://www.ugto.mx/dafh/

- Universidad de Sonora - Archivo Histórico

http://www.extension.uson.mx/archivo.htm

http://www.uson.mx/servicios/archivo.shtml

- Universidad Iberoamericana. Sede Ciudad de México

http://www.bib.uia.mx/colecciones/doc/acervos_historicos.html

- Universidad Nacional Autónoma de México - Archivo Histórico

http://www.unam.mx/cesu/ahunam/

Perú

- Pontificia Universidad Católica del Perú - Archivo

http://www.pucp.edu.pe/acerca/archivopucp/

- Universidad Nacional de Huancavelica - Oficina de Archivo Central

http://www.unh.edu.pe/estructura/arch_cen.htm

- Universidad Nacional de Ingeniería - Archivo Histórico

http://quipu.uni.edu.pe/historia/archivo.htm

Puerto Rico

- Universidad del Sagrado Corazón – Archivo histórico

http://biblioteca.sagrado.edu/salas/archivohist.htm

- Universidad Politécnica de Puerto Rico – Museo Institucional y Archivo Histórico

http://www.pupr.edu/library/departments/museo.htm

Uruguay

- Universidad de la República - Archivo General

http://www.rau.edu.uy/universidad/ag/

Venezuela

- Universidad Católica "Andrés Bello" - Dirección de Archivo General

http://www.ucab.edu.ve/ucabnuevo/index.php?seccion=2473

- Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado" - Dirección de Documentación, Información y Archivo

http://www.ucla.edu.ve/secretaria/Archivo%20General/CEDIAR.html

- Universidad de los Andes - Archivo Histórico

http://www.ula.ve/ulaweb/raiz/institucion/dependencias_universitarias/secretaria/index.php?id=58&id_detalles_nodo=88

- Universidad de Oriente - Archivo General e Histórico

http://www.udo.edu.ve/Launiversidad/Autoridades/secretaria/correspondencias/index.htm

- Universidad del Zulia - Sistema de Archivo e Información

http://www.luz.edu.ve/Cedia

- Universidad Nacional experimental "Francisco de Miranda" - Archivo General

http://www.unefm.edu.ve/ser/archigen/index.htm

- Universidad Simón Bolivar - Centro de Documentación y Archivo

http://www.cenda.usb.ve/nosotros/index.html